Digitale Personalvermittlung (8)

Zeitsparende digitale Arbeitnehmerüberlassung bei advola (Case Study)

Die advola GmbH erstellt ab sofort ihre Arbeitnehmerüberlassungsverträge digital mit elektronischer Signatur. Unterstützung erhält sie von secrypt und AVEO Solutions.

 

Die Münchner Zeitarbeitsfirma advola GmbH erstellt ab sofort ihre Arbeitnehmerüberlassungsverträge digital mit qualifizierter elektronischer Signatur. Unterstützung bei der technischen Umsetzung erhält sie von den Signaturexperten der secrypt GmbH und der AVEO Solutions GmbH, dem Softwareanbieter für Zeitarbeitsfirmen.

 

Für die vollständige digitale Abwicklung wurde die Signatursoftware digiSeal® office pro von secrypt in die bereits etablierte Zeitarbeitssoftware RIMINI der AVEO Solutions GmbH integriert. Dadurch können Personaldienstleister ihre Verträge in der gewohnten Arbeitsumgebung über RIMINI erstellen. Der Signaturvorgang wird unmittelbar beim Senden des Vertrages durch das einfache Setzen eines Hakens gestartet und über die Eingabe der Signatur-PIN im Kartenlesegerät abgeschlossen. Anschließend wird der vollständige, qualifiziert elektronisch signierte Arbeitnehmerüberlassungsvertrag automatisch als E-Mail-Anhang aufbereitet.

 

Mit der neuen Lösung reagiert die advola GmbH auf die Reform des Arbeitnehmerüberlassungs-gesetzes vom 1. April 2017. Seither sind Personalver- und -entleiher verpflichtet, bereits vor Beginn einer Arbeitnehmerüberlassung einen schriftlichen Überlassungsvertrag zu schließen (§ 1 Abs. 1 Satz 5 AÜG) – ggf. auch digital mit qualifizierter elektronischer Signatur. Geschieht das nicht, drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro und der Entzug der Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis. Die Bundesagentur für Arbeit hat bereits Prüfungen vorgenommen – mit ernsthaften Konsequenzen für erste Zeitarbeitsfirmen.

 

„Für uns war von Anbeginn klar: Wir benötigen dringend eine Lösung, die es uns trotz des bürokratischen Mehraufwandes erlaubt, weiterhin kurzfristig und flexibel Personal zur Verfügung zu stellen. Ohne die digitale Signatur wären wir gezwungen, den Vertrag per Post an unseren Kunden zu übersenden und auf den Rückversand des unterzeichneten Originaldokumentes zu warten. Erst dann könnte der Zeitarbeitnehmer seine Arbeit aufnehmen. Durch den digitalen Vertragsabschluss mit qualifizierter elektronischer Signatur vermeiden wir diese zeitlichen Verzögerungen und können gleichzeitig die hohen formalen Anforderungen erfüllen“, sagt Fabian Prudencia De Almeida, Geschäftsführer der advola GmbH.

 

Die advola GmbH übersendet das digital signierte Dokument nun dank des neuen Systems per E-Mail an ihren Kunden, so zum Beispiel an AVOCarbon, einen der führenden Autozulieferer. Anschließend unterzeichnet AVOCarbon den Vertrag ebenfalls digital über die am Einzelarbeitsplatz installierte Signatursoftware und sendet ihn sofort per E-Mail an advola zurück. „Der digitale Vertragsabschluss mit E-Signatur ohne Medienbruch ermöglicht uns eine Arbeitnehmerüberlassung innerhalb von wenigen Minuten. Der bestellte Mitarbeiter kann sofort bei uns anfangen, was entscheidend zu unserer Produktivitätssicherung beiträgt“, freut sich Corinna Kaup-Huwer, Personalchefin der AVOCarbon in Frankfurt.

Mix aus digitaler und handschriftlicher Signatur

Doch auch für Entleiher, die über keine elektronische Signaturausstattung verfügen, existiert eine Lösung: Sie drucken den von advola digital signierten Vertrag aus und senden diesen handschriftlich unterschrieben per Post zurück. „Diese Vorgehensweise erlaubt § 126 Abs. 2 S. 2 BGB. Danach müssen beide Vertragsparteien ein gleich lautendes Dokument erstellen und signieren – egal, ob digital oder handschriftlich. In beiden Fällen ist das Schriftformerfordernis nach § 12 Abs. 1 S. 1 AÜG eingehalten“, erläutert Rechtsanwalt Dr. Kilian Friemel von Taylor Wessing. Wenn der Verleiher darüber hinaus im Vertrag auf die Erklärung der Annahme verzichtet, lässt sich der Prozess sogar noch etwas beschleunigen. „Sobald der Entleiher den ihm übersandten Vertrag unterzeichnet hat, ist er wirksam zustande gekommen. Der Leiharbeiter kann seine Arbeit direkt aufnehmen. Dennoch ist es für den Nachweis sinnvoll, den Vertrag entweder postalisch oder in eingescannter Form per E-Mail an den Verleiher zurückzusenden“, ergänzt Dr. Friemel. In jedem Fall profitieren beide Parteien von der digitalen Umsetzung, da durch den Postweg nicht mehrere Tage verloren gehen.

 

Case Study: Elektronische Arbeitnehmerüberlassung

Die advola GmbH erstellt ihre Arbeitnehmerüberlassungsverträge digital mit qualifizierter E-Signatur u.a. für den Autozulieferer AVO Carbon Group.

advola wickelte als einer der ersten Personaldienstleister alle wesentlichen Prozesse der Arbeitnehmerüberlassung digital und weitestgehend automatisiert ab und steht somit für zukunftsweisende Zeitarbeit.

Ausgangslage:

Die Reform des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes verpflichtet Personalver- und -entleiher seit 1. April 2017 dazu, bereits vor Beginn einer Arbeitnehmerüberlassung einen schriftlichen Überlassungsvertrag zu schließen (§ 1 Abs. 1 Satz 5 AÜG). Um dennoch weiterhin schnell, flexibel und rechtskonform Personal zur Verfügung stellen zu können, entschied sich die advola GmbH für den digitalen Vertragsabschluss mit qualifizierter elektronischer Signatur.

Projetkanforderungen:

Erstellung digitaler Arbeitnehmerüberlassungsverträge über die Zeitarbeitssoftware RIMINI der AVEO Solutions GmbH.

Qualifizierte elektronische Signatur der Verträge in der gewohnten Arbeitsumgebung über RIMINI.

Vorteile dank Einsatz der elektronischen Signatur:

Zeitsparende digitale Arbeitnehmerüberlassung bei advola (Case Study) 1

Ablauf beim Personalverleiher

1. Schritt
Für die vollständige digitale Abwicklung wurde die Signatursoftware digiSeal® office pro von secrypt in die bereits etablierte Zeitarbeitssoftware RIMINI der AVEO Solutions GmbH integriert. Dadurch können Personaldienstleister ihre Verträge in der gewohnten Arbeitsumgebung über RIMINI erstellen. Zusätzlich wird eine Signaturkarte (z.B. vom Trustcenter D-TRUST) und ein Kartenlesegerät benötigt.
1. Schritt
2. Schritt
Der Signaturvorgang wird unmittelbar beim Senden des Vertrages durch das einfache Setzen eines Hakens gestartet und über die Eingabe der Signatur-PIN für die Signaturkarte im Kartenlesegerät abgeschlossen.
2. Schritt
3. Schritt
Anschließend wird der vollständige, qualifiziert elektronisch signierte Arbeitnehmerüberlassungsvertrag automatisch als E-Mail-Anhang aufbereitet und an den Kunden digital versandt.
3. Schritt

Ablauf beim Personalentleiher

4. Schritt
Der Entleiher kann den Vertrag über die an seinem Einzelarbeitsplatz installierte Signatursoftware ebenfalls digital unterzeichnen und sofort per E-Mail an die advola GmbH zurücksenden.
4. Schritt
5. Schritt
Entleiher, die über keine elektronische Signaturausstattung verfügen, drucken den von der advola GmbH digital signierten Vertrag aus und senden diesen handschriftlich unterschrieben per Post zurück. Diese Vorgehensweise erlaubt § 126 Abs. 2 S. 2 BGB. Danach müssen beide Vertragsparteien ein gleich lautendes Dokument erstellen und signieren; egal, ob digital oder handschriftlich. In beiden Fällen ist das Schriftformerfordernis nach § 12 Abs. 1 S. 1 AÜG eingehalten.
5. Schritt
6. Schritt
Wenn der Verleiher darüber hinaus im Vertrag auf die Erklärung der Annahme verzichtet, lässt sich der Prozess noch etwas beschleunigen. Sobald der Entleiher den ihm übersandten Vertrag unterzeichnet hat, ist er wirksam zustande gekommen. Der Leiharbeiter kann seine Arbeit direkt aufnehmen. Dennoch ist es für den Nachweis sinnvoll, den Vertrag entweder postalisch oder in eingescannter Form per E-Mail an den Verleiher zurückzusenden.
6. Schritt

Das sagen Verleiher und Entleiher zum Einsat der digitalen Signatur bei der Arbeitnehmerüberlassung

„Der digitale Vertragsabschluss mit elektronischer Signatur ohne Medienbruch ermöglicht uns eine Arbeitnehmerüberlassung innerhalb von wenigen Minuten. Der bestellte Mitarbeiter kann sofort bei uns anfangen, was entscheidend zu unserer Produktivitätssicherung beiträgt.“
Zeitsparende digitale Arbeitnehmerüberlassung bei advola (Case Study) 2
Corinna Kaup-Huwer
Personalchefin der AVO Carbon in Frankfurt
„Für uns war von Anbeginn klar: Wir benötigen dringend eine Lösung, die es uns erlaubt, weiterhin kurzfristig und flexibel Personal zur Verfügung zu stellen. Ohne die digitale Signatur wären wir gezwungen, den Vertrag per Post an unseren Kunden zu übersenden und auf den Rückversand des unterzeichneten Originaldokumentes zu warten. Erst dann könnte der Zeitarbeitnehmer seine Arbeit aufnehmen. Durch den digitalen Vertragsabschluss mit qualifizierter elektronischer Signatur vermeiden wir diese zeitlichen Verzögerungen und können gleichzeitig die hohen formalen Anforderungen erfüllen."
Zeitsparende digitale Arbeitnehmerüberlassung bei advola (Case Study) 2
Fabian Prudencia De Almeida
Geschäftsführer der advola GmbH

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